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LOS LADRONES DEL TIEMPO EN LA JORNADA LABORAL

 

Y de repente miras el reloj y…¡¡aaaarg!! ¡¡no puede ser!! Ha pasado media mañana y aún no has hecho ni la mitad de lo que tenías programado. ¿pero qué ha podido ocurrir? ¿en qué he perdido el tiempo?

Muchas veces ni nos paramos a pensar porqué nos ocurre esto, ni si quiera sabemos en qué perdemos el tiempo, pero es imprescindible conocerlo para poder evitarlo, y sobre todo para conseguir aumentar nuestra productividad.

Para ello, vamos a identificar los ladrones del tiempo más frecuentes. Principalmente hay dos tipos de ladrones de tiempo externos e internos.

Los Externos son el conjunto de circunstancias que exceden de la capacidad de control del individuo. En este tipo podemos encontrar con: el correo electrónico, reuniones de trabajo, interrupciones, comunicación interna ineficaz….

-Correo electrónico: Creo que es el mayor ladrón de tiempo por excelencia. Encendemos el ordenador y lo primero que hacemos es mirar el correo para contestar emails urgentes. El problema surge cuando nos excedemos y contestamos no solamente a los emails que son urgentes, sino a la mayoría de los emails sobre distintas cuestiones laborales. De este modo, nos quedamos atrapados en el correo dejando de hacer lo que realmente es importante y urgente en ese día. Lo más conveniente, es abrir el email a primera hora del día y luego programar momentos concretos en el día para revisarlo nuevamente.

-Interrupciones constantes: Son muy molestas y hacen que acaben con toda con nuestra concentración. No únicamente perdemos el tiempo de la propia interrupción, sino mucho más, hasta que volvemos a recuperar el hilo de la tarea en la estábamos inmersos.

Según estudios se ha demostrado que se necesitan una media de 15 minutos para recuperar la concentración perdida.

Reuniones de trabajo: Las reuniones para que sean realmente eficaces deben tener una planificación previa y clara, concretando los temas a tratar y estableciendo un periodo de tiempo determinado. El hándicap es cuando no tienen planificación alguna, alargándose demasiado, llegando incluso a ser improductivas.

-Comunicación interna ineficaz: Existen numerosas herramientas para que una empresa tenga una comunicación interna eficaz como por ejemplos los chats internos o los softwares de gestión de incidencias. Así se evitan malos entendidos y los problemas se resolverán por quién tiene que resolverlos.

Respecto a los Internos los podemos definir como las circunstancias inherentes al propio individuo. Se manifiestan en su conducta y en el modo de gestionar su tiempo. Los más significativos son: Procrastinación, dificultad para decir que no, no delegar, multitarea…

-Procrastinación: Seguro que habéis oído alguna vez la expresión “dejar para mañana lo que puedas hacer hoy” eso es exactamente la procrastinación, la acción de retrasar las actividades que debemos atender. Es la enemiga número uno de la productividad por ello hay numerosas técnicas para poder evitarla.

– No delegar / reparto inadecuado de tareas: Cuando no eres capaz de delegar o atribuyes tareas a personas que no tiene ni la formación adecuada ni la capacidad para llevarlas a cabo.

-Saber decir que no: La mayoría de las veces no sabemos decir que no y esto hace que nuestra agenda se llene de tareas que realmente no nos corresponden. Es imprescindible saber decir que no de forma adecuada y asertivamente.

-Multitarea o multitasking: La mayoría creemos que somos más productivos realizando varias tareas a la vez, pero nada más lejos de la realidad, nuestro cerebro está programado para realizar la monotarea. Está demostrado que deteriora el rendimiento y disminuye nuestra capacidad de atención.

Todos estos ladrones nos hacen ser improductivos. No es fácil combatirlos, puesto que tendremos que realizar algunos cambios en nuestra forma de trabajar. Es aconsejable realizar los cambios de forma progresiva así te costará menos esfuerzo realizarlos.

Una buena forma de empezar tu jornada laboral es ceñirte al planning que has organizado el día anterior. Así, ordenarás las tareas que tienes que realizar, priorizándolas y limitándolas en el tiempo. De esta manera, al llegar a primera hora al trabajo sabes perfectamente que es lo que tienes programado durante todo el día y por lo que tienes que comenzar.

De lo que se trata es cumplir el planning en su mayoría, pero hay que ser flexibles porque suelen surgir imprevistos. Es muy útil programar un tiempo para los imprevistos, así si surgen ya tenías destinado un período de tiempo en ellos y no te frustrarás por agotar tu tiempo destinado a otra tarea. Y si no surgen puedes adelantar otras tareas pendientes.

La gran ventaja de realizar algunos cambios en nuestra forma de trabajar es que veremos cómo nuestra productividad va mejorando y aumentando cada vez más. Esto compensa el esfuerzo que están realizando.

 

Tú podrás retrasarte, pero el tiempo no lo hará”

-Benjamín Franklin-

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